Reduzir gastos atualmente é a tarefa prioritária em qualquer empresa. A crise econômica se tornou realidade no nosso país e todo empresário precisar focar em novas estratégias para manter o seu negócio competitivo.
Em companhias de TI essa situação não seria diferente. Dispensar mão de obra, eliminar etapas ou processos inteiros, reduzir os benefícios para funcionários e eliminar os treinamentos tendem a ser as ações mais comuns na hora da redução de custos.
Porém, está cada vez mais claro que gestores que tomam atitudes imediatas, como as mencionadas, recebem respostas financeiras desestruturadas, inconsistentes e, muitas vezes, ineficientes.
Neste post, listamos algumas dicas de como reduzir os gastos de maneira eficaz dentro de uma empresa de TI. Leia e fique por dentro do assunto!
1. Planeje os seus gastos
Se existe a necessidade de redução de custos, o passado já não pode ser mudado: essa é uma tarefa de hoje para o futuro. Planejar e organizar ideias são métodos baseados em números e outras informações coletadas de meses ou anos anteriores. Esse levantamento será essencial para que a empresa trace estratégias para os próximos meses.
O planejamento financeiro inicia na junção de dados estatísticos e todo histórico empresarial, cruzado com as estratégias utilizadas ao longo dos anos. Ou seja, ele sempre é baseado em dados reais. Assim, devem ser definidas metas claras por meio de indicadores e um novo plano de ação, detalhado no cronograma da empresa.
2. Invista em energia solar
A energia solar é a energia proveniente do sol. Diferente da maioria das quais estamos habituados, é uma forma de energia proveniente de uma fonte inesgotável. A cada ano novas tecnologias são desenvolvidas visando o aumento de sua aplicação, tanto em residências como prédios administrativos.
O uso de painéis solares permite o uso da energia solar em vários dispositivos e está cada vez mais presente no Brasil. Representa, dessa forma, uma peça essencial para quem quer diminuir gastos com a conta de luz.
O sistema fotovoltaico instalado pode produzir mais quilowatts do que os gastos durante o dia. Caso isso aconteça, além de manter a autossuficiência, a energia extra será entregue à rede elétrica, proporcionando créditos para os períodos noturnos, em que não se tem incidência de raios solares, ou dias posteriores.
3. Fique atento as fotocópias e impressões desnecessárias
Às vezes, por falta de sabermos o real valor de processos secundários dentro da empresa, chegamos a considerá-los como gastos irrelevantes. Esse é um erro que jamais pode ser cometido. É o ponto em que costuma-se perder grandes quantidades de dinheiro devido ao abuso ou mau uso.
Fotocópias e impressões podem gerar alto custo devido ao gasto de papel, tinta para impressão, entre outros. Uma boa dica é usar arquivos digitais sempre que possível ou investir em impressoras de baixo custo.
Quando imprimir for necessário, use os dois lados da folha ou aproveite rascunhos de outros documentos. Na maioria dos casos, somente documentos oficiais ou que serão entregues aos clientes serão impressos em apenas um lado da folha. Pequenas ações como essas podem gerar grandes resultados.
4. Reduza gastos com internet e telefone
Se tratando de um negócio de TI, podemos dizer com toda certeza que internet e telefone são duas ferramentas indispensáveis. No entanto, restringir gastos com essas questões é fácil, bastam algumas medidas simples.
Comece avaliando qual a necessidade real desses serviços. A organização efetua mais ligações locais ou interurbanas? Elas são destinadas a telefones móveis ou fixos? Existe necessidade de contratação de planos com SMS? Se tratando de internet, qual a velocidade necessária que supre a necessidade dos funcionários? E assim por diante.
De posse de todas essas respostas, faça orçamentos e compare valores entre todas as operadoras disponíveis. Utilizando o CNPJ, contrate o plano corporativo que atenda de forma mais econômica às necessidades dos funcionários.
5. Renove os seus equipamentos
Uma empresa de TI conhece bem os lucros que o uso de novas tecnologias pode gerar. Alguns computadores e eletrodomésticos têm baixa eficiência energética. Uma forma prática de reduzir gastos é substituir lâmpadas, computadores e outros equipamentos.
Lâmpadas de LED iluminam da mesma maneira que lâmpadas incandescentes com um gasto de energia até 90% menor. Servidores podem representar cerca de 50% do consumo total de energia elétrica de uma corporação. É fundamental que peças antigas sejam substituídas por versões com maior vida útil e eficiência.
6. Troque de fornecedores
Vários fornecedores são capazes de disponibilizar os materiais, específicos ou não, necessários ao andamento do trabalho dos funcionários. Alguns desses produtos podem ser estocados em escritório, outros não.
O gasto com esses itens também é agente considerável nos principais custos do seu estabelecimento. Esse fato já é suficiente para nos atentarmos à gestão de fornecedores. Além de negociações estratégicas, o alinhamento da qualidade de abastecimento deve ser levantado para cada mercadoria solicitada.
A escolha de um bom fornecedor não deve ser pautada apenas em preço. A tendência é que essa empresa se torne um parceiro de negócio. Dessa forma, avalie outros pontos como qualidade, prazo, compromisso, sustentabilidade e custo-benefício.
7. Conscientize a sua equipe
Mesmo que a empresa tome como verdade todos os tópicos acima, se as atitudes dos funcionários não forem adequadas, o objetivo não será alcançado. Mantenha sempre claro a todo o corpo empresarial a necessidade individual do cuidado e de se manter competitivo.
Faça campanhas e distribua avisos ou folhetos mostrando a importância de manter boas ações como:
- fechar bem as torneiras de banheiros e cozinha para evitar desperdícios de água;
- apagar a luz ao sair de salas e outros ambientes;
- não desperdiçar papel com fotocópias desnecessárias;
- desligar o computador ao fim da jornada de trabalho;
- desligar a tela do computador ou colocá-lo em stand-by durante horários de almoço;
- utilizar canecas individuais em vez de copos descartáveis.
Pequenos gastos podem ser a diferença entre o sucesso e o fracasso de uma instituição. Para manter um negócio competitivo, devemos nos atentar a todos os pequenos detalhes.
Reduzir gastos pode mudar o rumo do seu negócio, abrindo oportunidade para apostar em novas áreas e novas tendências de TI. Toda atitude de ajuda é válida e deve ser levada em consideração.
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