Quem trabalha com tecnologia, seja com foco em hardware ou em software, eventualmente, precisa se preocupar com o estoque da empresa. Isso inclui desde pequenos materiais de escritório (canetas, papel, tinta de impressora) até as peças de reposição que correspondem à sua mercadoria. E, para fazê-lo da forma correta, você precisa investir no melhor controle de estoque em seu negócio.
Neste post, vamos entender mais sobre o que é o controle de estoque, as vantagens de fazê-lo de forma adequada e como promover boas práticas nesses processos. Confira!
O que é o controle de estoque?
Uma definição simples para essa prática seria “acompanhar os produtos da sua empresa à medida que entram e saem”. Na prática, isso significa prestar atenção à quantidade de produtos no seu estabelecimento, além das datas de fornecimento e o número de vendas a cada mês.
Qual é a sua importância e os seus benefícios?
Talvez você não pense no seu estoque como uma parte importante da sua gestão ou do seu faturamento. Isso é compreensível, afinal, hoje em dia, o foco maior está na divulgação dos produtos. Contudo, é preciso observar que a simples administração da empresa já pode fazer uma grande diferença na rentabilidade de um negócio. E isso envolve tanto o que você comercializa quanto os insumos necessários ao trabalho, como o papel e a tinta para impressoras.
Nesse sentido, além de ser tarefa essencial, o controle de estoque apresenta diversos benefícios. A seguir, vamos listar algumas dessas vantagens. Vamos a elas?
Reduzir desperdícios
Não é incomum ver empresas que esperam ter um número determinado de unidades de um produto à venda, mas acabam perdendo uma parte das mercadorias pelo caminho por não realizar um registro correto.
Tais desperdícios tendem a se acumular com o tempo, tornando-se cada vez mais frequentes à medida que um negócio cresce sem remediá-los. Por isso, manter tudo na ponta do lápis é a melhor maneira de evitar que isso aconteça. Quanto antes você perceber problemas em seu estoque, mais rápido você poderá tomar uma atitude para minimizar as perdas e se prevenir para o futuro.
Otimizar o tempo
Passar horas procurando uma peça ou mesmo uma caneta no almoxarifado não contribui em nada para a satisfação do seu público, não é mesmo? Por isso, um bom controle de estoque também tem efeito na sua capacidade de atender a seus clientes e entregar um bom serviço de forma ágil e satisfatória.
Manter um estoque bem organizado é uma forma de otimizar o trabalho em sua empresa. Se você tem muitas pessoas acessando o lugar, retirando e colocando produtos, é interessante que esse processo consuma o mínimo possível de tempo e esforço da sua equipe e, claro, de seus clientes.
Trabalhar com estoque mínimo
Nos últimos anos, a maioria das organizações percebeu que, no lugar de ter uma pilha de produtos que nunca sai do lugar, é preferível ter apenas uma quantidade necessária para atender aos seus pedidos e renovar esses itens quando necessário.
Isso é o que chamamos de “estoque mínimo”, ou seja, a quantidade exata para atender à demanda. Mas como não é possível agendar a entrega de todos os produtos em menos de um dia, é necessário existir um planejamento para isso.
Aqui, a vantagem é minimizar o espaço ocupado pela mercadoria, melhorar o seu capital de giro e evitar as sobras de material ao final de cada mês.
Quais práticas você precisa exercitar?
O controle de estoque é uma prática comum em várias empresas, mas nem sempre é bem executada. Se acha você que esse pode ser o seu problema, então, veja aqui 4 práticas que vão facilitar um pouco o seu processo!
Acompanhar indicadores de performance
Um “indicador de performance” é o termo genérico usado na administração de negócios para uma variável que melhor representa seu desempenho. Não precisa, necessariamente, ser o seu faturamento, ainda que ele seja um número importante. Quantidade de reclamações, tempo de espera e nível de satisfação da equipe, por exemplo, também são fatores úteis.
É interessante, ainda, que você utilize indicadores em seu estoque. Neste caso, o total de produtos que sobra pode ser considerado um índice relevante, pois sugere um excesso em relação ao seu estoque mínimo. Com esses números em mãos, você pode planejar uma estratégia de correção com mais facilidade.
Organizar para otimizar
Já falamos sobre como o um bom controle do seu estoque ajuda a evitar o desperdício de tempo, não só pelo planejamento da quantidade, mas também pela sua arrumação. Porém, para conseguir esse benefício, você precisa ordenar todo esse processo.
Tente tornar isso uma norma dentro da empresa. A cada novo carregamento, certifique-se de limpar o lugar, remover caixas vazias, colocar cada item em um lugar adequado e liberar o máximo de espaço possível para circulação. Logo, você verá como isso afeta positivamente o desempenho da companhia.
Fazer um inventário por semana
Outro hábito que vai melhorar o seu controle de estoque é a realização de inventários frequentes. “Fazer um inventário” significa conferir todos os produtos acumulados no estoque, contá-los e verificar os números registrados a fim de identificar qualquer divergência.
É nesses momentos que você poderá analisar se houve desperdícios, erros de lançamento e possíveis perdas de material. Quanto mais preciso for o seu registro, menor será a sua margem de erro na hora de tomar alguma decisão que dependa do volume do seu estoque.
Usar um software para facilitar o seu trabalho
Por fim, o gerenciamento de estoque é o tipo de tarefa que fica bem mais fácil quando você tem um software para auxiliar. Por exemplo, em vez de anotar tudo em papel ou alimentar uma enorme planilha, você pode preencher um registro digital, que é mais simples de editar, acompanhar e atualizar.
Sem falar que, graças a essa tecnologia, outras áreas também podem observar o movimento do seu estoque quando precisarem — do setor de TI à recepção. Isso evita perda de tempo no dia a dia de trabalho e garante autonomia às equipes, além de mais praticidade para compartilhar essas mudanças.
Portanto, o controle de estoque é importante e você deve fazê-lo de forma correta para ter eficiência em seus processos. Quando existe a preocupação com esse setor das organizações, é possível alcançar os diversos benefícios que vimos neste post. Se você ficou com alguma dúvida ou gostaria de compartilhar a sua opinião, aproveite e deixe o seu comentário!
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