Os desafios econômicos que vivemos no país estão levando diversas empresas a buscarem soluções para aumentar produtividade e reduzir custos. Existem muitas alternativas para isso, a maioria envolvendo a adoção de novos métodos e tecnologias.
Mesmo assim, não se trata de algo tão fácil, e demanda planejamento e esforço. Pensando nisso, listamos aqui as 12 dicas mais importantes para você ter sucesso com a estratégia, além de detalhar a importância de agir nessa direção.
Preparado para potencializar o negócio? Então, continue lendo!
Por que é importante reduzir os custos na empresa?
A economia algo instável e que pode variar muito com o passar dos anos. Isso faz com que muitas organizações optem por manter os custos e despesas operacionais baixos, revendo contratações e reavaliando os investimentos em novos projetos.
Porém, a melhoria contínua é vital para um negócio de sucesso. E é na crise que novas oportunidades surgem. Ao mesmo tempo em que as empresas se esforçam para manter o orçamento enxuto, estamos passando por um ciclo de inovações constantes, principalmente tecnológicas. Quando os lucros caem, a empresa perde competitividade; logo, é natural que os empreendedores busquem a inovação, para manter o negócio vivo e forte.
Diante disso, um plano de redução de custos nas empresas e aumento da produtividade ajuda a identificar desperdícios e eliminá-los. Com essa economia, o dinheiro pode ser redirecionado para outros setores que figuram o core business (atividades principais) do negócio.
Um plano de redução de custos pode direcionar a atenção às principais atividades do negócio.
Por exemplo: a automatização de tarefas resulta em otimização de processos, o que permite economizar matéria-prima e outros recursos. Isso quer dizer que a empresa passa a fazer mais com menos, em um tempo menor, podendo até melhorar a qualidade dos produtos e serviços. Como consequência, desenvolve uma forte vantagem competitiva no segmento em que está inserida.
Separamos as dicas com base nas boas práticas de gestão empresarial do momento, mas visando o futuro. Aproveite e saia na frente da concorrência!
1. Adote soluções de cloud computing
Quando você migra a sua infraestrutura de TI para a nuvem, não precisa mais de equipamentos (servidores, máquinas de refrigeração, switches, etc) e espaço físico para acomodá-los.
Assim, além de economizar um dinheiro considerável com aquisições, manutenções e atualizações de equipamentos, você ainda agrega mobilidade às operações, o que lhe permite estender o trabalho para além dos muros da empresa.
Você também ganha maior segurança contra perdas de informações estratégicas, um ambiente facilmente escalável e outras vantagens que abrem caminho para um desenvolvimento sustentável.
2. Implemente a videoconferência
Se você substituir as viagens de negócios por videoconferências, poderá economizar muitas despesas com passagens aéreas, hospedagens, alimentação e transporte no local de destino.
Reuniões mensais, entrevistas de emprego para outras filiais, aplicação de treinamentos aos colaboradores e até negociações com clientes e fornecedores podem ser feitas usando apenas um tablet, um microfone e um ponto de conexão com a internet. Já imaginou quanto você pode economizar com isso?
As videoconferências são uma excelente alternativa às reuniões presenciais.
E isso não é tudo: além dessa economia de custos, a empresa pode atender muito mais clientes por dia, independentemente da localização deles, ampliando a área de atuação.
3. Renegocie com fornecedores
Talvez não pareça, mas é possível, sim, economizar muito dinheiro renegociando dívidas com os fornecedores. Se a sua empresa tem vários pagamentos a serem quitados a prazo, por exemplo, você pode reservar parte dos lucros mensais para antecipar algumas parcelas.
Apenas se lembre de negociar um desconto que faça esse esforço valer a pena.
Caso a empresa já conte com recursos de cloud computing, por exemplo, você pode rever as ferramentas e recursos que usa. Se houver capacidade ociosa, pode exigir reavaliação do contrato e dispensar alguns serviços que não utiliza. Assim, você passa a pagar apenas pelo que usa.
Isso deve reduzir o valor da assinatura, impactando positivamente os custos fixos.
4. Automatize os processos
Sejam elas de caráter operacional ou estratégico, faça uma análise minuciosa de todas as tarefas desempenhadas na empresa. Talvez, muitas delas possam ser automatizadas e você nem saiba disso. Basta fazer uma pesquisa na internet e você encontrará diversas soluções nesse sentido.
Ao automatizar processos, você agrega agilidade e precisão à produção, pois elimina o fator humano do processo. Isso quer dizer que será menor o índice de falhas e poucos os problemas relacionados ao foco ou à falta de motivação dos colaboradores.
Assim, há aumento de produtividade e redução de custos, consequentemente.
5. Padronize os processos
Com a automatização de tarefas, também fica mais fácil otimizar os processos, pois você poderá programar etapas sequenciais: o computador iniciará a segunda após o encerramento da primeira, a terceira após o encerramento da segunda, e assim por diante.
Além disso, com os processos padronizados, as funções de monitoramento, controle e gerenciamento ficam mais fáceis de serem aplicadas. Assim, as falhas são encontradas mais rapidamente e as soluções são aplicadas na mesma velocidade, impedindo que o negócio sinta grandes impactos negativos.
6. Otimize a logística
Se o seu negócio não terceiriza essa questão para uma empresa especializada, saiba que é possível otimizar logística de mercadorias e economizar muito com combustível se você planejar rotas mais inteligentes.
Por exemplo: ao usar um aplicativo de trânsito, como o Waze, é possível escolher caminhos alternativos para se livrar de engarrafamentos. Também pode-se adotar um sistema de gestão de frota para economizar com a aquisição e manutenção dos veículos, além de aumentar a durabilidade deles.
Quanto ao armazém, em vez de manter um próprio, você pode locar um espaço estruturado e compartilhado, aplicando o método cross docking – em que a mercadoria que chega sai para o destino final na mesma hora, pulando a etapa de estocagem.
7. Integre o time
Um estudo recente da revista Fast Company demonstrou que um colaborador que se sente inspirado por seu trabalho pode ser até 125% mais produtivo que um que está meramente satisfeito.
Para que isso ocorra na sua empresa, realize ações para integrar o time, como festas de aniversário, happy hours e eventos sazonais.
Além disso, esteja aberto para sanar dúvidas e pedir sugestões de melhorias ao time a respeito dos processos internos, do trabalho e do ambiente. O ideal é que isso seja feito mensalmente, para que eventuais problemas sejam resolvidos com rapidez.
8. Abrevie as reuniões
Reuniões são grandes ladrões de tempo e produtividade. Encontros com temas maçantes e pouco interessantes podem interromper o fluxo de pensamento dos colaboradores, dificultando sua atenção a tarefas primárias.
Reuniões demoradas podem roubar a atenção e produtividade do time.
Para agilizar reuniões importantes, oriente a equipe a enviar por e-mail, com antecedência de pelo menos um dia, o assunto e os tópicos que serão abordados. Assim, os participantes têm tempo de se preparar, poupando discussões desnecessárias e desinformação por parte da equipe.
Instrua o time para que as reuniões sejam um recurso utilizado apenas se muito necessário, para evitar pausas e interrupções constantes.
9. Faça relatórios diários
Com o alto volume de atividades de uma empresa, muitas vezes pode ser difícil se lembrar de detalhes de tarefas ou acordos e negociações que aconteceram há algum tempo.
Isso, por si só, não é um problema, mas o exercício de tentar recapitular ocorridos pode tomar tempo, e inclusive gerar desentendimento entre os colaboradores. Como forma de evitar que isso aconteça, implemente relatórios periódicos na sua empresa.
Isso pode ser documentado por meio de e-mails, ou em um documento de texto simples, com registros da data e do que foi realizado.
10. Permita horários flexíveis
Uma forma de aumentar produtividade e reduzir custos é abandonando o modelo de trabalho tradicional, das 8h às 18h, e permitindo que os funcionários façam seus próprios horários, de acordo com suas necessidades e afazeres.
Dessa forma, cada um pode escolher a horário em que é mais produtivo. Para algumas empresas, isso pode ser algo difícil de se implementar, especialmente quando em grandes efetivos, porém trata-se de algo muito eficaz para equipes menores.
Em alguns casos, home office também é uma boa opção. Permita que os colaboradores trabalhem dessa forma, sempre solicitando relatórios sobre o que foi feito na ocasião.
11. Contrate uma equipe qualificada
Esse tópico pode parecer óbvio, mas será que ele é praticado com frequência na sua empresa? Não é incomum que se escolha um colaborador mais barato em detrimento do mais bem qualificado por causa do salário, e essa nem sempre é a melhor opção.
Por mais que tenha um custo elevado à empresa, um membro da equipe com qualificações pode ser mais barato a longo prazo, especialmente em trabalhos muito específicos. Pode evitar refações e até prevenir tarefas mal realizadas
12. Use energia solar
Ser autossustentável energeticamente ajuda a reduzir os custos com a energia elétrica fornecida pela rede pública e previne o negócio contra os apagões, que resultam em grandes prejuízos causados por paralisações das operações.
Alguns bancos e financiadoras oferecem linhas de crédito para financiar esse tipo de investimento – e, acredite, vale a pena. Considerando a economia gerada, o investimento retorna rapidamente, tornando a estratégia atrativa e viável.
E as vantagens não param por aí: usando energias de fontes renováveis, a empresa passa a ser ambientalmente responsável, melhorando a sua imagem no mercado. Isso atrai investidores e valoriza a marca.
Como você pode ver, é possível aumentar produtividade e reduzir custos ao mesmo tempo. Basta colocar as nossas dicas em prática! Essa, inclusive, pode ser uma grande oportunidade para desenvolver um diferencial competitivo forte para o seu negócio.
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